Kopier- u. Drucksysteme >> Archivierung / DMS

„BvLArchivio®“
– der Archiv- und Dokumenten-Management-Server
 
Mit BvLArchivio® können Sie
- gescannte Papierdokumente,
- Dateien jeder Art, elektronische Rechnungen, elektronische Dokumente
  und auch E-Mails, usw.
revisionssicher und gesetzeskonform verwalten und archivieren.


Vorteile der digitalen Archivierung und Verwaltung
– und deren bisherige Hinderungsgründe
 
Nur etwa 3 bis 5 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen archivieren heute digital. Und selbst bei den Großunternehmen hat sich die digitale Archivierung noch nicht überall durchgesetzt – hier sind es immerhin ein Viertel der Unternehmen, die weiterhin nicht digital archivieren. Dabei sprechen die Vorzüge digitaler Archive eigentlich für sich: Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich durch digitale Archive erzielen lassen: Die Ablage von 250 Seiten in Papierform dauert eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.
Digitale Verwaltung und Archivierung bringt eine betriebliche Effizienzsteigerung durch Beschleunigung aller Arbeitsabläufe rund um Archivierungsvorgänge, die sich umgehend bemerkbar macht. Erhebliche Kostenvorteile ergeben sich daraus, dass Raumkosten für physische Archive sowie Materialkosten für Ordner und Papier entfallen. Zudem werden Fehler bei der Ablage und Wiederablage von Dokumenten weitgehend ausgeschlossen.
Obwohl Lösungen bereits seit geraumer Zeit zur Verfügung stehen, sind diese in der Regel noch recht komplex: Um rechtliche Vorgaben hinreichend zu erfüllen, wurden Archivsysteme geschaffen, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen und von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Wegen des hohen Zeit- und Kostenaufwands, der mit dem Einstieg verbunden ist (beispielsweise für EDV-Administration und Mitarbeiter- schulung), haben solche Systeme fast nur in Großunternehmen Einzug gehalten. Mittlere und kleine Unternehmen, aber auch Großunternehmen in nicht unerheblicher Anzahl, schrecken trotz Modernisierungswillens vor dem Aufwand und den Kosten zurück. Sie archivieren fast durchgängig auch heute noch nicht digital, da bisher eine für sie praktikable, einfache, gesetzeskonforme und auch kostengünstige Lösung nicht zur Verfügung stand. Mit dem Komplettsystem für die digitale Archivierung BvLArchivio®“ hat sich dies nun jedoch fundamental geändert.
 
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